Цьогорічну Сесію було проведено 12-14.06.2019 у м. Святогірську, що розташований у Донецькій області, яка нещодавно увійшла до переліку регіонів впровадження двох масштабних проектів УФСІ.

Відкриваючи сесію, виконавчий директор УФСІ Андрій Лактіонов, окреслив основне коло таких питань та поінформував учасників сесії про головні події та здобутки міжсесійного періоду. Йшлося, зокрема, про суттєве збільшення кількості портфоліо проектів, регіонів їх впровадження, налагодження дієвої взаємодії з Наглядовою Радою, представниками донорів, органів місцевої влади та громадами.

Заступник виконавчого директора УФСІ Олег Овчінніков презентував стислий аналіз виконання стратегічних рекомендацій, ухвалених за результатами попередньої сесії (див. веб-сайт). Підкреслювалося, що переважна їх частина вже впроваджена у практику роботи УФСІ. Водночас, були запропоновані конкретні заходи для покращення впізнаваності та посилення PR-складової діяльності Фонду.  

Після цього, консультанти ЦО УФСІ поінформували учасників сесії про вжиті і заплановані дії у сфері доброчесності та зміни у положеннях Регламенту (Посібника) діяльності УФСІ, якими регулюються питання закупівель. У ході обговорення останнього зі згаданих питань, було прийнято рішення про доцільність проведення окремого практичного внутрішнього семінару, присвяченого правилам та процедурам закупівель.

Керівники регіональних представництв УФСІ, у свою чергу, поділилися інформацією щодо висновків, засвоєних у процесі виконання фаз 1 і 2 Проекту УФСІ V, а також щодо стану реалізації Проекту УФСІ VI та частини 3 Проекту «Модернізація системи соціальної підтримки населення України», що передбачає ремонт/реконструкцію інтернатних закладів у відповідності з планами їх трансформації.  

Координатором Проекту «Надання соціальних послуг на рівні громад», що фінансується з коштів Японського фонду соціального розвитку через Світовий Банк, було презентовано проведену роботу з його реалізації, у тому числі, у визначених регіонах впровадження - Одеській та Тернопільській областях.

При обговоренні питань, пов’язаних з розвитком потенціалу, зазначалася необхідність проведення навчання для соціальних консультантів, які віднедавна співпрацюють з Фондом, а також посилення взаємодії з громадами, органами місцевої влади, регіональними та місцевими ЗМІ. 

За результатами оцінки функціонування Інформаційної системи управління УФСІ, учасники сесії дійшли висновку про доцільність її повної перебудови на основі програмного забезпечення, яке передбачає чітке планування ресурсів підприємства та клієнт-орієнтований підхід (CRM/ERP).

Значну увагу у ході сесії було приділено питанням забезпечення дієвого контролю за якістю та своєчасністю виконання ремонтно-будівельних робіт у рамках впровадження субпроектів. У цьому контексті йшлося про пріоритетний характер реалізації заходів з підвищення якості проектної документації, встановлення більш жорстких вимог до здійснення технічного нагляду та роботи місцевих технічних консультантів УФСІ, організації подальшої роботи за цим напрямом на підставі нової стандартизованої тендерної документації, яка наразі узгоджується з KfW.

Однією з нових важливих вимог у рамках проектів, що реалізуються у рамках співробітництва з Німеччиною та Світовим Банком, є проведення оцінки екологічного і соціального впливу від реалізації субпроектів.  З огляду на пріоритетність цього питання у рамках сесії незалежним зовнішнім консультантом паном Володимиром Тихим було проведено тренінг з питань управління реалізацією запобіжних природоохоронних та соціальних заходів відповідно до політик Світового Банку, вимог чинного законодавства України та Банку розвитку KfW. Представлена ним інформація була надзвичайно корисною і дозволила чітко окреслити подальші дії УФСІ за цим напрямом. 

Підбиваючи підсумки заходу, виконавчий директор УФСІ Андрій Лактіонов закцентував увагу учасників сесії на необхідності суттєвого вдосконалення роботи за пріоритетними напрямами шляхом реалізації конкретних заходів, стислий перелік яких приведено нижче.

Заходи з вдосконалення роботи за пріоритетними напрямами

Забезпечення позитивної впізнаваності:

- розробка і реалізація концепції PR-діяльності УФСІ;

- активізація взаємодії зі ЗМІ на центральному, регіональному і місцевому рівнях;

- оперативне оновлення інформації на веб-сайті та фейсбук-сторінці УФСІ;

- активна участь представників УФСІ у заходах, що проводяться партнерськими організаціями, органами влади, ЗМІ;

- розширення асортименту сувенірної та роздаткової продукції з логотипом УФСІ, брендування придбаних для РП авто;

- розгляд можливості оздоблення фасадів відновлених будівель у кольорах логотипу УФСІ;

- покращення якості і забезпечення своєчасного виконання будівельних робіт, досягнення високої результативності заходів з розвитку потенціалу.

Розвиток потенціалу громад-партнерів та УФСІ:

- налагодження/зміцнення всебічної співпраці з громадами та органами влади;

- розробка і реалізація дієвих планів з розвитку потенціалу громад у рамках субпроектів;

- активна участь співробітників УФСІ у діяльності спільних Робочих, створених у відповідності з укладеними меморандумами про співробітництво;

- організація актуальних навчань і тренінгів для персоналу УФСІ.

Забезпечення належної якості будівельних робіт та їх своєчасного виконання:

- підвищення якості проектно-кошторисної документації шляхом залучення представників УФСІ до участі у її розробці/коригуванні;

- встановлення більш жорстких вимог до здійснення технічного нагляду та роботи місцевих технічних консультантів УФСІ;

- на основі нової стандартизованої тендерної документації, яка наразі узгоджується з KfW, запровадження посилених вимог до розробки і контролю специфікацій матеріалів, відомостей, проектів та графіків виконання робіт, як складових частин будівельних контрактів;

- вдосконалення контрактного менеджменту, включаючи своєчасне застосування передбачених ними санкцій.

Проведення оцінки екологічного і соціального впливу (ОЕСВ) від реалізації СП

- оперативне доопрацювання, громадське обговорення та погодження з KfW Рамкових вимог ОЕСВ;

- проведення екологічного і соціального скринінгу, надання сприяння ПВСП у підготовці планів екологічного і соціального менеджменту у формі контрольного переліку (ПЕСМ-КП).    

Забезпечення належної ІТ-підтримки діяльності УФСІ:

- повна перебудова ІСУ на основі програмного забезпечення, яке передбачає планування ресурсів підприємства та клієнт-орієнтований підхід (CRM/ERP);

- створення та забезпечення функціонування Робочої Групи УФСІ з надання сприяння у розробці технічного завдання, концепції впровадження такого програмного забезпечення та його інтеграції з належно функціонуючими складовими частинами ІСУ УФСІ.